Hvor lenge er lenge nok?

Konstruktør:Morten Larsen

Når jeg som leder ber folk om å gi noe mer tid, ber jeg dem bruke mer av kapasiteten og tilliten sin på en kurs jeg fortsatt mener er riktig. Da skylder jeg dem en bedre begrunnelse enn at jeg fortsatt har troen.

«Vi må gi det tid.»

Joda. Folk skal få lære. Endringer må få sette seg. En dårlig måned betyr ikke at strategien er feil. Men hvor lenge, da? Hva skal skje i den tiden vi ber om? Hva skal vi se underveis? Og hva vil få oss til å endre kurs?

Jeg mener vi som ledere må svare på det før vi etterlyser mer tålmodighet hos andre.

Ledelsen har tre måneder. Folk skal gjennom uka.

Tenk deg en arbeidsplass der et nytt system skal redusere dobbeltarbeid. Innføringen krever opplæring, samtidig som den vanlige driften skal gå. Belastningen øker. Ledelsen ber om tre måneder før effekten vurderes.

Det kan være fornuftig. Men mandag morgen skal de samme folkene håndtere både kundene, opplæringen og feilene i systemet. Da holder det ikke å vise til evalueringen. Hva tar vi bort mens dette pågår? Hvilken støtte får folk? Hvor stor belastning er vi villige til å akseptere, og hvem følger med på den?

Jeg mener vi kan gi planen tre måneder til og samtidig måtte redusere belastningen på mandag. En langsiktig løsning fritar oss ikke fra å håndtere situasjonen nå.

Ledere skal prioritere. Vi kan ikke love at alle valg blir populære. Men vi må eie konsekvensene av dem, også når de blir mer krevende enn vi hadde tenkt. Det blir for lett å kalle folk utålmodige når vi selv setter fristen og andre tar ekstravaktene.

Hva skal tiden tilføre?

Jeg må også passe på min egen utålmodighet. Det kan føles godt å bestemme seg. Lukke saken. Komme videre. Men lettelsen over en avgjørelse sier lite om kvaliteten på den. Noen ganger trenger vi mer informasjon. Folk må få øve. En løsning må prøves lenge nok til at vi kan vurdere den. Å gripe inn for tidlig kan ødelegge et godt arbeid. Da vil jeg kunne forklare hva ventingen skal gi oss.

Hva forventer vi å vite eller kunne gjøre om tre måneder som vi ikke vet eller kan gjøre nå? Hvilke tegn skal vise at vi er på vei? Hva vil få oss til å gripe inn tidligere? Tydelige forventninger gjør det lettere å stå i motbakken. Vi slipper å behandle hver vanskelig uke som et bevis på at alt er feil. Men hvis ingenting kan få oss til å revurdere, har vi i praksis bestemt oss for å fortsette uansett.

Det synes jeg er dårlig ledelse.

Hva kunne vi brukt kreftene på?

Vi spør gjerne om prosjektet fortsatt kan lykkes. Jeg mener vi også må spørre hva de samme folkene kunne fått til med det neste halvåret. Medarbeideren som stadig reparerer en dårlig løsning, får mindre tid til å forbedre tjenesten. Lederen som følger opp fem satsinger, har mindre oppmerksomhet til det som plutselig trenger han mest. Det alternative arbeidet har kanskje ingen prosjektleder og ingen plass i rapporten. Likevel må det med i vurderingen.

Når vi forlenger en satsing, legger vi beslag på kapasitet som kunne vært brukt andre steder. Da må vi velge hva som får mindre. Vi kan ikke bare legge enda en forventning på toppen og overlate regnestykket til dem som skal levere.

Når det var min idé

Her begynner det å koste.

Har jeg overbevist andre, forsvart pengebruken og bedt folk stille opp, vil jeg gjerne at det skal lykkes. Kanskje har jeg også svart litt for sikkert på kritikken. Så uteblir resultatene. Da må jeg spørre: Hva er den beste bruken av folkene, pengene og tiden fra i dag?

Å avslutte kan også koste. Vi kan miste verdifullt arbeid, påføre folk en ny omstilling eller måtte begynne på en dårligere løsning. Alt det må med. Men jeg må sammenligne alternativene ærlig. Jeg kan ikke gi min egen idé et ekstra halvår fordi jeg synes det er ubehagelig å innrømme at den ikke virker godt nok.

Erfaringene til dem som gjør jobben, må få betydning. Jeg kan ikke be om tilbakemeldinger og deretter forklare bort alt som utfordrer planen.

Den neste halvtimen

Jeg kjenner igjen spørsmålet i telefonkøen. Skal jeg bruke den neste halvtimen her, prøve senere eller finne en annen vei? «Du er nummer to i køen» hjelper litt. «Vi svarer så snart vi kan» gir meg mindre å vurdere. Jeg må velge hva jeg skal bruke tiden foran meg på.

På jobb er det vanskeligere. En ansatt kan ikke bare legge på. Nettopp derfor mener jeg ledelsen må gi en tydelig begrunnelse for å fortsette og ta ansvar for belastningen underveis.

Så hvor lenge er lenge nok?

For meg går grensen når jeg ikke lenger kan begrunne hvorfor det er bedre å fortsette enn å endre kurs. Den vurderingen må jeg ta før folk er utslitt og alternativene har forsvunnet.

Når jeg sier «vi gir det en måned til», bestemmer jeg hva folk skal bruke kreftene sine på. Da må jeg kunne forsvare akkurat den bruken av den neste måneden.

At jeg fortsatt har troen, holder ikke.